E-Formulare History Card & Verleihschein

Weg von papierbasierenden History Cards & Verleihscheinen hin zu E-Formularen – Gesteigerte Effizienz im Servicebereich mit Nuance Business Connect.

 

 

Anforderung:

– Abschaffung der papierbasierenden History Card

– Abschaffung des papierbasierenden Verleihscheins

– Aufzeichnung der Geräteeinsätze mit Abruf der Einsatzdaten vor Ort, on-Demand

– Elektronische Unterschrift von Kunde für History Card & Verleihscheinschein

– E-Mail Benachrichtigung on-Demand nach Gerätewartung an Kunde

Lösung:

– Managed Documents präsentiert die standardisierte Lösung Nuance Business Connect zur Erfassung von papierbasierenden und elektronischen Dokumenten. Besonders flexibel: AutoStore macht Anwender unabhängig von eingesetzter Hardware

Ergebnis:

– Amortisation in weniger als einem Jahr durch geringeren Aufwand bei der Nachbearbeitung.

– Steigerung der Ablage-Qualität.

– Schnellere Recherche der Einsatzdaten von überall.

– History Cards & Verleihscheine gelangen in Echtzeit nach Kundeneinsatz des Technikers in die Firma.

– Zentrale und standardisierte Speicherung von Daten und Dokumente

 

Unternehmensprofil

Die Servicefirma ist  Ansprechpartner, wenn es um Büromaschinen geht.

Wir haben uns für Nuance Business Connect entschieden, weil sich die Mobile APP komplett an unsere Anforderungen anpasst. Das war für uns der springende Punkt. Dank der hohen Flexibilität und der Möglichkeit die diese mobile APP bietet, konnten wir unsere Prozesse so gestalten wie es unser Workflow verlangt. Die Nuance Business Connect APP ist die perfekte Schnittstelle für unsere tagtäglichen Arbeiten im Außendienst.

Das Ziel der Servicefirma war die effiziente und sichere Integration einer neuen Erfassungs-und Automatisierungslösung in die vorhandenen Geschäftsprozesse.

History Cards aus Papier wurden elektronisch via Mobile APP am Smartphone für den Außendienstmitarbeiter erstellt. Ebenso wurden die papierbasierenden Verleihscheine auf die Verwendung von e-Forms umgestellt.

Hierfür wurde die iOS/Android APP an die Anforderungen des Kunden angepasst.

Die HistoryCard ist wie das Serviceheft eines Autos. Damit ist jede Wartung und Reparatur eines Kopierers oder Multifunktionsgerätes nachweisbar. Nach der Wartung gibt der Außendienstmitarbeiter dabei die Seriennummer der Maschine ein und ruft dabei Stammdaten wie Kunde, Kundennummer, Vertragsart Live aus der Datenbank ab und ergänzt diese mit den Daten wie z.B.: Einsatzdatum, Grund des Besuchs, Zählerstände, Tätigkeit, Status und Unterschrift des Kunden. Optional kann der Serviceeinsatz per Knopfdruck an den Kunden gesendet werden.

Die Daten gelangen direkt in die Datenbank der Servicefirma. Somit ist eine Abfrage der Serviceeinsätze dieser Maschine sofort von überall möglich.

Nuance Business Connect, erstellt zusätzlich einen elektronischen Wartungsschein mit den gelieferten Daten und legt diesen zum Kunden ab. Die Ablage ist ein Windows File Server.

Auch wurde das e-Form Verleihschein für den Verleih von Kopiergeräten auf eine ähnliche Art und Weise erstellt. Auch hier werden Daten am Ort des Geschehens abgerufen, verschiedene relevante Daten an der APP ergänzt, Nuance Business Connect erstellt dabei einen elektronischen Verleihschein der den Aufbau und Abbau der Maschine dokumentiert.

 

Es gibt bereits weitere Ideen wie z.B.: die Kundeneinsätze direkt auf der Nuance Business Connect Mobile APP abrufbar zumachen.

 

 

Weitere Infos zum mobilen Arbeiten im Außendienst gibt es auf unserer Webseite Managed Documents – Systemhaus Website .

Ebenfalls können wir ihnen das Produkt nach Terminvereinbarung Online vorführen.

CEO – Thomas Kraft, Managed Documents-Systemhaus

Thomas Kraft

Author: Thomas Kraft

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