Einfache Dokumentenablage in CRM SAGE

Schlossereibetrieb und Managed Documents – Systemhaus

Individuelle Scripte ergänzen AutoStore zur kompakten, flexibel anpassbaren Erfassungs-Lösung für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

 

 

Anforderung:

– Abschaffung von manueller Nachbearbeitung

– Automatische Ablage der Fotos zum Kundenprojekt

– Begutachtung & Beweisaufnahme vor Ort beim Kunden

– Automatische Zusammenführung mehrerer Dokumente mit Mail Capture

– Einbindung von vorhandenem Multifunktionsgerät

 

Lösung:

Nuance Autostore

– Spezifische Funktionen für verschiedene Abteilungen enthalten wie Kundendienst, Buchhaltung, Service

– Automatisierte Erfassung von Papier, E-Mail sowie Einbindung mobiler Geräten

– Mobile Service für Außendienst

 

Ergebnis:

– Rund 50 % Zeitersparnis.

– Steigerung der Ablage-Qualität. Weniger Handarbeit durch integrierte Datenbank Abfrage während des Prozesses und Barcode-Steuerung

– Beweis-& Begutachtungsfotos gelangen in Echtzeit nach Kundeneinsatz des Monteurs in die Projektablage.

 

Unternehmensprofil

Der Schlossereibetrieb ist ein Wiener Familienunternehmen mitten in der Stadt. Seit Generationen sind wir ein Meisterbetrieb, der sein Handwerk und seine Kundschaft ernst nimmt. Umfassender Service ist unser Schlüssel zum Erfolg.
Persönlich, kompetent, freundlich, prompt und seriös – nicht weniger können Sie von unserem Service erwarten. Diese Grundsätze sind tief in unserem Betrieb verankert und so geben wir sie auch an unsere Lehrlinge weiter.

Neben dem Schlüsseldienst und der Sicherheitstechnik fertigen wir auch Stiegen, Geländer, Handläufe, Portale und Tore an. Alle Arten von Sonderanfertigungen und Schweißarbeiten in Messing, Nirosta, Aluminium, Stahl usw. sind möglich!

Kopierer allein sind eins zu eins vergleichbar. Es kommt auf den Mehrwert und die mögliche Wertschöpfung an. Wir haben mit AutoStore das ideale Medium gefunden, um Geschäfts- vorgänge weit fortgeschritten automatisieren zu können. Und das zu einem kompakten Preis, der besonders uns kleine und mittelständische Unternehmen anspricht.

Das Ziel des Schlossereibetriebs war eine Dokumenten-Workflowlösung die als zentrales und intelligentes Regelwerk Geschäftsprozesse optimiert. Ein wichtiger Aspekt war dabei die Dokumentenerfassung vom Multifunktionsgerät, Email und Mobile App. Von diesen Quellen mussten Dokumente entgegengenommen und verarbeiten werden. Man wollte sich auch nicht an den Hardwarelieferanten binden und so entschloss sich der Betrieb für die Anschaffung einer Herstellerunabhängigen Workflow-Software.

Lieferscheine, Rechnungen und Einsatzscheine aus Papier müssen automatisch dem richtigen Kunden und Projekt im CRM SAGE zugeordnet werden. Ein Workflow wurde am Gerät eingerichtet der den Stapel anhand der schon aufgedruckten Barcodes automatisch trennt. Es mussten hier 2 Barcodes ausgelesen werden (Kundennummer und Kundenprojekt- nummer) damit jedes dieser Dokumente automatisiert dem richtigen Kundenprojekt zuordnet wird.

Ebenso wurde ein Email Workflow eingerichtet um 2 verschiedene Dokumente (Rechnung & Arbeitsschein) zusammenzufassen und diese durch auslesen verschiedener Felder automatisch dem Empfänger zu senden.

Im Außendienstbereich wurde Nuance Business Connect eingesetzt damit die Monteure vor Ort Beweisfotos direkt in den SAGE Projektordner senden können. Das spart enorm viel Zeit.

Hierfür wurde die iOS/Android APP an die Anforderungen des Kunden angepasst. Es wird dort eine Projektabfrage durch den Monteur gemacht, dabei wird automatisch auch der Kundenname eingeblendet.

Somit ist keine Nachbearbeitung notwendig. Die Fotos stehen dem BackOffice Team unmittelbar nach dem Einsatz zur Verfügung.

 

 

Weitere Infos zum Thema Dokumentenprozesse im Handwerksbereich gibt es auf unserer Webseite Managed Documents – Systemhaus Website .

Ebenfalls können wir ihnen das Produkt nach Terminvereinbarung Online vorführen.

CEO – Thomas Kraft, Managed Documents-Systemhaus

Managed Documents e.U. Kraft

Thomas Kraft

Author: Thomas Kraft

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