Elektronischer Einsatzschein

Firma Wintersperger und Managed Documents – Systemhaus

Weg von papierbasierenden Einsatzscheinen hin zu E-Einsatzscheine – Gesteigerte Effizienz und verbesserter Kundenservice mit Nuance Business Connect.

 

Anforderung:

– Abschaffung des papierbasierenden Einsatzscheins

– Automatische Multi-Route Ablage des Einsatzscheins

– Einsatzscheindaten pro Monteur in ein Excel File /Datenbank

– Elektronische Unterschrift von Kunde und Monteur Automatische Benachrichtigung des BackOffice Teams

– Herstellerunabhängige, flexibl erweiterbare Lösung um zukünftige Erweiterungen abdecken zu können

 

Lösung:

– Managed Documents präsentiert standardisierte Lösung zur Erfassung von papierbasierenden und elektronischen Dokumenten. Besonders flexibel: AutoStore macht Anwender unabhängig von eingesetzter Hardware

 

Ergebnis:

– Amortisation in weniger als einem Jahr durch geringeren Aufwand bei der Nachbearbeitung.

– Steigerung der Ablage-Qualität.

– Schnellere Recherche elektronisch abgelegter Dokumente.

– Einsatzscheine gelangen in Echtzeit nach Kundeneinsatz des Monteurs in die Firma.

– Sofortige Rechnungslegung

 

Unternehmensprofil

 

Die Firma Wintersperger ist bereits in zweiter Generation der Ansprechpartner, wenn es um Gas, Wasser, Heizung und Elektro geht. Als mittelständischer Familienbetrieb setzen diese seit Jahrzehnten auf gut geschulte Mitarbeiter, erstklassige Lieferanten und einen Kundenservice, der keine Wünsche offen lässt.

 

Wir haben uns für AutoStore entschieden, weil es sich komplett an unsere Anforderungen anpasst. Das war für uns der springende Punkt. Dank ihrer hohen Flexibilität und der Möglichkeit, unser Multifunktionsgerät als auch die Mobile APP  für unsere Monteure zu nutzen, konnte die Lösung alle unsere Kriterien erfüllen.

Das Ziel der Firma Wintersperger war die effiziente und sichere Integration einer neuen Erfassungs-und Automatisierungslösung in die vorhandenen Geschäftsprozesse.

Einsatzscheine aus Papier wurden elektronisch via Mobile APP am Smartphone der Monteure erstellt.

Hierfür wurde die iOS/Android APP an die Anforderungen des Kunden angepasst.

Die ausgefüllten Werte wurden nach Übermittelung an Autostore sofort elektronisch in den blanko Einsatzschein gedruckt. Der Einsatzschein gelangt in den richtigen Kundenordner und in den Ordner des Monteurs. Außerdem werden die Zeitdaten pro Einsatz in eine Zeile einer Excel Datei befüllt und das pro Monteur.

Eine Infomail geht zur Einsatzverrechnung unmittelbar danach an das BackOffice Team. Hat der Kunde auf eine Kopie bestanden wird diese ebenfalls durch Autostore an den Kunden automatisch versendet.

Somit ist keine Nachbearbeitung notwendig. Die Einsatzscheine stehen dem BackOffice Team unmittelbar nach dem Einsatz zur Verfügung, die Rechnungslegung wird beschleunigt. Ebenfalls beschleunigt ist die monatliche Auswertung der Mitarbeiter da Autostore jedes Monat ein neues Excel File pro Monteur erzeugt.

Es stehen bereits die nächsten Erweiterungen bei Firma Wintersperger an. Es geht um den elektronischen Tankzettel und der Beweisaufnahme (Fotos).

Weitere Infos zum mobilen Arbeiten im Außendienst gibt es auf unserer Webseite Managed Documents – Systemhaus Website .

Ebenfalls können wir ihnen das Produkt nach Terminvereinbarung Online vorführen.

CEO – Thomas Kraft, Managed Documents-Systemhaus

Managed Documents e.U. Kraft

Thomas Kraft

Author: Thomas Kraft

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