Steigerung der Qualitätssicherung mit Autostore

 

Übersicht

Bei diesem Kunden der mehrere Niederlassungen in Österreich hat waren die Anforderungen wie folgt:

 

– Dokumentendigitalisierung von sensiblen Kundenunterlagen zu dezentralisieren.

– Zentrale entlasten und für die Digitalisierung die Niederlassungen in den Scanprozess einbinden.

– Alle 65 vorhandenen Multifunktionsgeräte mussten in diesen neuen Prozess eingebunden werden.

– Da die Dokumente einem hohen Sicherheitsstandard unterliegen, musste eine Qualitätssicherung realisiert   werden

 

Die Lösung für diese Firma :

Nuance Autostore bietet für mehr als 850 MFP Modelle einen Embedded Client. So lassen sich sehr einfach Eingabefelder aller Art erzeugen umso die manuellen Daten mit dem Dokument im Workflow zu verknüpfen. Alle Autostore Workflows sind zentral verwaltbar. Um den Scanauftrag einer Person zuzuordnen, kann man verschiedene Authentifizierungsmethoden verwenden wie in diesem Fall mit einer RFID Karte.

 

autostore_neu

 

Auf jeder Seite eines neuen Dokuments befindet sich ein vom DMS System aufgedruckter Barcode. Dieser Barcode dient Autostore zur Trennung des Stapels und der Qualitätskontrolle .

Bevor der Stapel durch den Angestellten eingescannt wird, ist es verpflichtend die Anzahl der Dokumente im Stapel sprich die Anzahl der Barcodes am Gerätedisplay einzugeben.

Durch den Eingabewert am Display und dem Wert aller Barcodes die Autostore während der Verarbeitung des Stapels erkennt, findet eine Auswertung statt. Sprich bei einer Übereinstimmung werden die aufgeteilten Dokumente weiter dem DMS System übergeben oder im Falle eines Fehlers wird der elektronische Stapel vernichtet.

Damit der authentifizierte Benutzer das Ergebnis nachdem einscannen kontrollieren kann erzeugt Nuance Autostore einen elektronischen Sendebericht. Der Sendebericht wird von Autostore dynamisch mit folgenden Werten in Form eines PDF´s  aufgebaut.

Im Sendebericht befinden sich folgende Daten:

  • Ergebnis (Erfolg oder Fehler)
  • Benutzername (Authentifizierter Benutzer = Sendeuser)
  • Scandatum und Uhrzeit
  • Welchen Wert der Benutzer eingegeben hat
  • Welche Werte Autostore erkannt hat
  • ALLE Erkannten Barcodewerte in Klartext.

Im Anschluss werden ALLE Seiten des Scan-Stapels als Thumbnails dynamisch auf X Seiten in den Sendebericht verkleinert eingebettet. Der Benutzer kann nun einfach erkennen welches Dokument nicht erkannt wurde und kann dieses dann in einem speziellen Workflow an das DMS System übergeben.

Der Sendebericht wird dem User immer per E-Mail zugeschickt.

Zuletzt werden die „Rohdaten“ derzeit in ein CSV File eingetragen und die Sendeberichte (PDF) werden durch Nuance Autostore strukturiert abgelegt. In späterer Folge ist geplant die Daten in eine Datenbank zu übertragen.

 

Ergebnis:

– Perfekte Kontrolle mit dem Umgang sensibler Kundendokumente

– Verbesserung des Error Handlings

– Sendebericht mit allen wichtigen Daten an den Scan-User per E-Mail

– Perfekte visuelle Kontrolle im Falle eines Fehlers

– Schnellere Bearbeitung der Kundendokumente

 

Durch diese Maßnahmen können diese wichtigen und sensiblen Dokumente durch jeden Angestellten an jedem Multifunktionsgerät mit der notwendigen Qualitätssicherungen digitalisiert werden.

 

 

Ausführliche Infos zu Nuance Autostore gibt es auf der Managed Documents – Systemhaus Website .

Ebenfalls können wir ihnen das Produkt nach Terminvereinbarung Online vorführen.

CEO – Thomas Kraft, Managed Documents-Systemhaus

Managed Documents e.U. Systemhaus Thomas Kraft

Thomas Kraft

Author: Thomas Kraft

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